Az ügyiratkezelési szabályok meghatározzák a Scriptor használó szervezet, cég, önkormányzat számára a pontos ügymenetet. Azonban ahhoz, hogy egy ügy elinduljon be kell érkeznie valamilyen dokumentumnak: a jelenlegi gyakorlat szerint papír alapú ügyiratok érkeznek (posta, futár vagy személyes beadvány formályában), melyek átáramlanak az érkeztetési csatornán és megjelennek mint iktatandó anyagok. Az elektonikus társadalom által támasztott igények miatt kell tudni kezelni az elektronikusan érkezo beadványokat is, valamint jelentős költségcsökkenéssel jár a papír alapú dokumentumok elektronizálására (scannelés) is.
Az elektronikus csatornák megjelenése elsosorban digitálisan aláírt dokumentumok formájában jelentkezik (pl. email mellékleteként). Ekkor az ügyfél letölti az Önkormányzat portáljáról az ügy indításához szükséges nyomtatványt, kitölti azt és elektronikusan visszaküldi. A központi ügyfélkapun keresztül történo azonosítás kényelmes megoldást kínál az Önkormányzatok számára, hogy a biztonsági kérdések jelentos részét kész, központilag nyújtott szolgáltatás segítségével oldják meg.
Hosszútávon a fentiek azt eredményezik, hogy az ügyek egy része elektronikusan fog megjelenni, de egy másik igen nagy hányada viszont továbbra is papír alapon fog folyni. Ebbol következik hogy a feldolgozó rendszernek alkalmasnak kell lennie mindkét igény kiszolgálására.
Az érkeztetési és iktatási folyamatokat a Levéltári törvény szabályozza, viszont amint az ügy átkerül az ügyintézohöz már a KET által meghatározott keretek között fog haladni. A KET szabályai lehetoséget kínálnak az ügyfeleknek elektronikus tájékoztatás és ügyintézés igénylésére is. Ez számos esetben költséghatékonyabb és gyorsabb az Önkormányzat számára is (egy email költségei nem összemérhetoek a posta költségekkel). Az ügyirat állásáról lehet aktív vagy passzív tájékoztatást adni. Az elso esetben az ügyfél elektronikus csatornáira lehet kiküldeni információkat (pl.: sms, email) A második esetben az Önkormányzat portálján belépési lehetoséget lehet biztosítani az ügyfél számára az ügyiratkezelo rendszerbe, ahol tájékozódhat az ügyei állása felol. Itt lépnek be a képbe a helyi szabályozások. Az Önkormányzat határozhatja meg az érvényes jogszabályok alapján azokat az ügyköröket ahol ezeket a szolgáltatásokat nyújtani kívánja.
Az ügyiratkezelés végén az ügyel kapcsolatos dokumentumok megfelelo helyre való eljutásáról kell gondoskodni. A klasszikus csatorna itt is a postai kézbesítés és ugyanúgy ahogy a beérkezésnél megjelentek az elektronikus csatornák, itt is szerephez jutnak. Az ügyirat kézhez juttatásán kívül szükséges természetesen az Önkormányzati példány elhelyezésének kezelése is melynek során a dokumentumok az irattárba, levéltárba, selejtezésre stb. kerülnek.
|
Közigazgatási Egységes
Levéltári Törvény